Le riunioni di lavoro in smart working ci hanno costretto a riflettere sull’efficacia dei numerosi meeting a cui partecipiamo.
Con il passaggio alla fase due solo nel 36,6% dei casi i lavoratori chiamati a riprendere le proprie attività lo possono fare in smart working; la maggioranza, per la caratteristiche del proprio lavoro, è stata costretta al ritorno in sede. Lo afferma un’indagine di Fondazione Studi Consulenti del Lavoro su microdati Istat.
Ma senz’altro questo periodo di telelavoro obbligato ha fatto emergere una serie di riflessioni di cui vale la pena fare tesoro anche ora che le maglie dell’isolamento sociale s’allentano. La lezione più significativa riguarda il tema delle riunioni di lavoro, che in modalità da remoto sono diventate teleconferenze, usate e non di rado abusate tanto quanto la loro versione in presenza: tra le aziende che hanno visto le proprie azioni salire in questo periodo di crisi economica generalizzata c’è non a caso Zoom, ditta che fornisce quella che forse sta diventando la più celebre piattaforma per videoconferenze. Certo, non è stata usata soltanto per le riunioni aziendali, ma anche per la didattica e lo svago, dalle lezioni di yoga ai corsi d’inglese.
Ma in qualche modo questa modalità online ha aumentato la nostra consapevolezza del problema, per varie ragioni.
Gli studi e le ricerche psicologiche: l’efficienza e l’efficacia delle riunioni
Ci sono molti studi sull’utilità e l’efficienza delle riunioni di lavoro, che confermano come le organizzazioni del terzo millennio soffrano di “riunionite”: una ricerca di Bain & Company, sostiene che le riunioni occupano in media il 15% del tempo di lavoro in un’azienda e che un Ceo è impegnato per più di due giorni a settimana in riunioni di lavoro con almeno due o tre collaboratori.
Quanto all’efficacia, già nel 2014 in un Ted Talk dedicato proprio al tema dell’impatto economico delle riunioni di lavoro inutili David Grady, Information Security Manager, sottolineava come durante i meeting 9 persone su 10 pensassero ad altro, nel 25% dei casi si parlasse di fatti poco rilevanti e il 73% dei partecipanti facesse altro, fingendo di prendere appunti al computer.
Perché lo smart working ci ha reso consapevoli della scarsa utilità di molte riunioni di lavoro?
Con le riunioni di lavoro telematiche e per la natura stessa del lavoro da casa, non legato al tradizionale orario lavorativo quanto a degli obiettivi da raggiungere, abbiamo iniziato a pagare sulla nostra pelle in termini di nostro tempo prezioso sprecato il costo delle riunioni di lavoro inutili, prima in carico alle aziende
Noi stessi lo possiamo riconoscere chiaramente: se durante una riunione di lavoro silenzio l’audio e disattivo il video con la scusa di una connettività scarsa e ne approfitto per mettere su l’acqua per la pasta, è evidente che la ragione è legata all’infruttuosità della discussione online. Lo stesso dicasi per le soluzioni più “creative”, come la provvidenziale chiamata del partner o dei figli, richiesta loro tramite messaggino, che giunge proprio nel momento in cui la riunione di lavoro sta andando per le lunghe. Così basta mostrare lo schermo dello smartphone ai partecipanti per chiamarsi, almeno momentaneamente, fuori dai giochi, pregando gli altri di proseguire anche senza di noi, chiamati a risolvere l’ennesima incombenza familiare.
Il peso delle riunioni di lavoro inutili si avverte maggiormente in modalità smart working anche perché assistere a un meeting dal vivo non è lo stesso che seguirne uno online. E’ già stato coniato un termine specifico per questo problema, “Zoom Fatigue”, o affaticamento da Zoom.
Riunioni di lavoro online e offline, la fatica cognitiva
Un recente articolo apparso sulla versione internazionale di National Geographic punta il dito proprio su questa nuova forma di appesantimento psicologico, segnalandola come uno degli effetti collaterali del lockdown. Mentre in una conversazione in presenza il cervello si concentra in parte sulle parole pronunciate e in parte sui segnali non verbali, dai gesti alla postura, al movimento nello spazio, una videoconferenza compromette questa possibilità percettiva e richiede invece un’attenzione costante e intensa alla parole.
Se pensiamo che più del 90% della nostra comunicazione è di tipo non verbale è chiaro come il nostro cervello sia costretto a un lavoro supplementare per colmare questo gap.
Le schermate con più persone paiono ingigantire il problema: la vista della galleria, in cui appaiono tutti i partecipanti alla riunione di lavoro, mette alla prova la visione centrale del cervello, costringendola a decodificare tanti volti contemporaneamente e, per mantenere questa visione d’insieme, a non soffermarsi in modo significativo su nessuno di questi, neppure su quello di chi sta parlando in quel momento.
Consigli per un meeting produttivo
C’è allora almeno una lezione da tenere a mente per il futuro, ora che lentamente stiamo tornando alle consuete modalità lavorative: evitiamo i meeting inutili, risparmiamo tempo, denaro e miglioriamo la qualità della nostra vita . Ci sono alcuni suggerimenti che possono aiutare a non sprecare preziose risorse nostre e altrui: il settimanale economico Forbes ne lista alcuni, qui riportiamo i più rilevanti. Ricalcano il buon senso, da tenere sempre a mente
- Un meeting deve sempre avere obiettivi precisi e ben definiti. Conviene dunque prima di pianificare una riunione di lavoro assegnarle almeno una categoria: si tratta di un “brainstorming” per raccogliere idee, di un “kick-off” meeting per mettere sul tavolo i passaggi necessari a portare a termine un progetto, o di un meeting decisionale?
- Gli invitati devono essere selezionati con attenzione. La domanda fondamentale da porsi è: “Quali sono i colleghi con cui è assolutamente necessario confrontarsi per decidere su questa questione?”
- Il programma della riunione dev’essere definito per punti. Creiamo un’agenda che li definisca, indicando anche le tempistiche previste per ciascun tema, e seguiamola.
- I tempi vanno rispettati. Le riunioni di lavoro devono iniziare nell’orario previsto e devono avere una durata non superiore a un’ora. Se vogliamo una partecipazione attiva conviene inoltre fissarle non troppo presto né troppo tardi nell’arco della giornata, evitando le ore a ridosso della pausa pranzo.
Meditate gente!
Giulia Basso
Ufficio stampa Gruppo Pragma